Ada anggapan yang cukup umum di antara pemilik warung: laporan laba rugi itu urusan akuntan, buat perusahaan yang sudah punya kantor dan karyawan banyak. Warung kecil cukup tahu uang masuk lebih besar dari uang keluar, selesai.
Masalahnya, anggapan itu yang sering bikin warung tidak tahu ada yang salah sampai sudah terlambat.
Apa itu laporan laba rugi dalam bahasa sederhana
Laporan laba rugi bukan dokumen rumit. Isinya tiga hal saja:
- Semua pemasukan dalam satu periode
- Semua pengeluaran dalam periode yang sama
- Selisihnya - itu laba atau rugi
Tidak ada yang lebih dari itu. Formatnya memang terlihat "resmi" karena biasanya ada kode akun dan nama akun yang asing. Tapi substansinya sederhana: pendapatan dikurangi biaya, hasilnya apa.
Yang membedakan ini dari "hitung-hitungan di kepala" adalah strukturnya. Semua komponen dipaksa terlihat di satu tempat, dalam satu periode yang sama. Tidak ada yang sembunyi.
Kenapa warung yang paling butuh ini
Justru karena warung tidak punya departemen keuangan, tidak punya sistem ERP, dan pengelolanya sering juga pemiliknya sekaligus kasirnya - laporan laba rugi jadi satu-satunya cara untuk melihat gambaran utuh.
Tanpa laporan ini, ada tiga hal yang hampir selalu tidak kelihatan:
Biaya yang tidak dihitung. Listrik, plastik, bensin ambil barang, biaya sewa (kalau ada) - semua itu biaya operasional yang memotong margin. Kalau hanya hitung selisih harga jual dan harga beli, angkanya akan selalu kelihatan lebih besar dari kenyataan. Seperti yang dibahas di artikel cara hitung laba yang benar - margin 20% bisa menyusut jadi 5% setelah biaya operasional masuk hitungan.
Periode yang tidak dibandingkan. Tanpa laporan per periode, tidak ada cara tahu apakah bulan ini lebih baik atau lebih buruk dari bulan lalu. Perasaan "kok sepi" atau "lumayan ramai" bukan data.
Komponen mana yang boros. Kalau laporan memisahkan tiap akun pengeluaran, terlihat mana yang wajar dan mana yang perlu ditekan. Biaya listrik naik dua kali lipat dari bulan lalu itu kelihatan. Tanpa laporan, tidak ada cara mendeteksinya.
Kenapa banyak yang merasa "tidak perlu"
Karena warung masih buka. Stok masih ada. Uang di laci masih ada. Dari luar kelihatan baik-baik saja.
Ini yang berbahaya. Bisnis bisa terlihat jalan baik padahal margin makin tipis - karena omzet naik tapi biaya naik lebih cepat. Atau karena harga beli dari supplier naik tapi harga jual tidak ikut naik. Atau karena ada barang yang terus-terusan tidak laku tapi masih direstok.
Semua kondisi ini bisa berjalan berbulan-bulan tanpa ada yang menyadari, karena tidak ada yang membandingkan angka secara sistematis. Laporan laba rugi memaksa perbandingan itu terjadi.
Bukan soal pintar atau tidak. Soal tahu lebih cepat kalau ada yang tidak beres.
Sesederhana apa yang dibutuhkan warung
Tidak perlu format laporan sekompleks perusahaan publik. Untuk warung, yang penting hanya:
- Total pendapatan dari penjualan dalam periode tertentu
- HPP - semua biaya produk yang terjual
- Biaya operasional - listrik, sewa, plastik, dll
- Laba atau rugi bersih
Dari empat baris itu, sudah bisa terbaca banyak hal. Margin kotor dari selisih pendapatan dan HPP. Seberapa besar biaya operasional memotong margin. Dan angka terakhir yang tidak bisa ditipu: laba bersih.
Di Retailku, Laporan Laba Rugi tersedia di menu Keuangan dan bisa difilter per periode - pilih rentang tanggal yang mau dilihat, klik Tampilkan. Semua akun pendapatan dan beban muncul terpisah dengan nominal masing-masing, diakhiri dengan satu angka: Laba Bersih atau Rugi Bersih.
Yang menarik: banyak pemilik warung yang pertama kali buka laporan ini kaget. Bukan karena warungnya bermasalah - tapi karena angka laba bersihnya jauh di bawah yang mereka perkirakan selama ini. Selisih antara "kelihatan untung" dan "benar-benar untung" akhirnya terlihat jelas di satu halaman.